Checklist những lưu ý khi thiết kế profile dự thầu năm 2024

Thế nào được xem là thiết kế profile dự thầu hợp lệ?

Thiết kế profile dự thầu được biết đến là toàn bộ những thông tin một công ty đưa ra để chứng minh năng lực của mình thực sự phù hợp với dự án mà mình đang mời thầu. Đây là bước làm không thể thiếu nhằm thể hiện sự chuyên nghiệp của đơn vị trong mỗi sự án, đặc biệt là với lĩnh vực xây dựng.

Các doanh nghiệp tham gia gói thầu cần đáp ứng chính xác những yêu cầu về hồ sơ khi tham gia dự thầu. Vậy thiết kế profile dự thầu gồm những gì?

- Đơn dự thầu là bản gốc, được ký tên, đóng dấu bởi người có thẩm quyền trong công ty. kèm theo đó là các tài liệu chứng minh năng lực và kinh nghiệm nhà thầu, đề xuất kỹ thuật với gói thầu, đề xuất về giá, phương án kỹ thuật thay thế,...

- Hồ sơ được nộp đầy đủ và đúng hạn theo yêu cầu của bên mời thầu.

- Doanh nghiệp không được tham gia nhiều gói đấu thầu liên quan trong cùng một thời điểm để tránh bị nghi ngờ về mặt tiềm lực.

- Nhà thầu phải đang trong thời gian hoạt động hợp pháp, không bị cấm các hoạt động pháp lý theo quy định của pháp luật.

- Các thông tin trong hồ sơ phải được cung cấp chính xác, minh bạch, đánh giá đúng năng lực khi tham gia.

Checklist những nội dung cần lưu ý khi thiết kế profile dự thầu

1. Các bước thiết kế profile dự thầu

Tìm hiểu kỹ về hồ sơ mời thầu và sản phẩm đấu thầu

Trước khi tiến hành thiết kế profile dự thầu, chúng ta cần nắm rõ được những thông tin cũng như yêu cầu của đối tác về dịch vụ, để từ đó chuẩn bị thật tốt. Bởi chỉ cần thiếu 1 trong số rất nhiều những yêu cầu mà đối tác cần thì chắc chắn đơn vị sẽ bị loại khỏi buổi dự thầu.

Hoàn thiện đầy đủ các biểu mẫu cần thiết trong thiết kế profile dự thầu

Thông thường thiết kế profile dự thầu, bên khách hàng sẽ đưa ra các biểu mẫu cần thiết để bên đấu thầu điền thông tin. Bởi đều là các dự án lớn nên số lượng biểu mẫu sẽ không hề nhỏ, và bên dự thầu cần phải trình bày đầy đủ không được thiếu, nếu không sẽ bị mất tư cách đấu thầu.

Thiết kế profile dự thầu và thực hiện làm hồ sơ

Xét về bố cục một thiết kế profile dự thầu tiêu chuẩn sẽ bao gồm 3 phần chính:

Phần năng lực: sẽ tập trung thể hiện năng lực của doanh nghiệp có khả năng để thực hiện dự án thầu.

Phần biện pháp thi công.

Giá dự thầu.

Đây là 3 phần khá quan trọng, đóng vai trò tối quyết định đến việc doanh nghiệp của bạn có trúng thầu hay không. Chúng không chỉ đơn giản chỉ là copy paste, mà cần phải vận dụng tư duy sáng tạo và tập trung cao độ để làm sao nêu bật thế mạnh của công ty. Như vậy mới có thể tạo được ấn tượng, từ đó xây dựng được lòng tin và hợp tác.

2. Các nội dung trong thiết kế profile dự thầu

- Giới thiệu về doanh nghiệp: Tổng quan về lịch sử, quy mô, cơ cấu tổ chức và các giấy phép hoạt động của doanh nghiệp.

- Kinh nghiệm và thành tích trong thiết kế profile dự thầu: Mô tả chi tiết các dự án tương tự mà doanh nghiệp đã thực hiện trong quá khứ, bao gồm các thông tin về khối lượng, chất lượng, thời gian và đánh giá từ khách hàng.

- Khả năng tài chính: Cung cấp các thông tin về nguồn vốn, tình hình tài chính hiện tại và khả năng tài chính của doanh nghiệp để thực hiện dự án.

- Quản lý chất lượng trong thiết kế profile dự thầu: Mô tả các quy trình và hệ thống quản lý chất lượng trong doanh nghiệp, bao gồm chứng chỉ và tiêu chuẩn quốc tế (nếu có).

- Nhân sự: Giới thiệu về đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp, bao gồm trình độ, kinh nghiệm và các chứng chỉ liên quan đến dự án đấu thầu.

- Thiết bị và vật liệu trong thiết kế profile dự thầu: Mô tả các thiết bị và vật liệu mà doanh nghiệp sử dụng để thực hiện dự án.

- Dịch vụ và sản phẩm: Mô tả các dịch vụ và sản phẩm mà doanh nghiệp cung cấp cho dự án đấu thầu.

- Giải pháp kỹ thuật: Cung cấp các giải pháp kỹ thuật và công nghệ mà doanh nghiệp sử dụng để thực hiện dự án.

- Tài liệu hỗ trợ trong thiết kế hồ sơ dự thầu: Cung cấp các tài liệu hỗ trợ khác như chứng chỉ, giấy phép hoạt động, bản đồ, hình ảnh, video, v.v.

Tùy vào yêu cầu của chủ thầu, các nội dung trên có thể được điều chỉnh và bổ sung thêm để đảm bảo hồ sơ năng lực dự thầu đầy đủ và chính xác.

3. Lưu ý khi làm thiết kế profile dự thầu

Lưu ý trong quá trình thiết kế profile dự thầu, cần làm y nguyên và không được thay đổi về nội dung cũng như 

hình thức so với hồ sơ mời thầu. Bên cạnh đó, cần thực hiện đủ các yêu cầu và tuyệt đối không được thiếu những 

biểu mẫu mà trong hồ sơ mời thầu cần có.

Riêng ở phần thủ tục pháp lý sẽ có các văn bản sẵn theo quy định của công ty, chỉ cần thêm thông tin vào là ổn. Phần cần bỏ nhiều công sức để làm chính là phần biện pháp thi công và giá dự thầu. Hai phần này thường sẽ chiếm nhiều thời gian thực hiện nhất khi làm mẫu hồ sơ thầu, do đó cần nắm rõ để phân bổ thời gian thực hiện hợp lý.

Hồ sơ dự thầu có thể làm dưới hình thức viết tay hoặc đánh máy, tuy nhiên luôn phải đề cao tính ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn phải đầy đủ. Bởi nếu thiết kế profile dự thầu ấn tượng nhưng lại thiếu những yêu cầu cơ bản thì vẫn sẽ không được đánh giá cao và có thể bị đánh trượt.

4. Tiêu chuẩn để hồ sơ thiết kế profile dự thầu hợp lệ

Đơn dự thầu bắt buộc phải là bản gốc: Cụ thể, phải có chữ ký và dấu mộc đỏ của người đứng đầu công ty. Ngược lại, nếu đơn dự thầu không có dấu mộc đỏ, chữ ký hoặc được photo ra thì bộ hồ sơ năng lực đấu thầu sẽ bị đánh giá là không hợp lệ.

Hồ sơ thiết kế profile dự thầu của nhà thầu phải được nộp đúng thời gian và đủ nội dung: Tuân thủ thời hạn và yêu cầu của bên mời thầu. Trong trường hợp công ty dự thầu gửi muộn, sai địa chỉ hoặc thiếu một vài thông tin so với yêu cầu của bên mời thầu thì bộ hồ sơ phải được chuẩn bị lại.

Giá dự thầu phải cụ thể: Được thể hiện cố định bằng con số, bằng chữ và phải rõ ràng, logic, phù hợp với tổng giá dự thầu trong bảng tổng hợp giá, không nên đề xuất các giá dự thầu khác nhau hoặc có kèm theo điều kiện gây bất lợi cho chủ đầu tư và bên mời đầu tư.

Cần lựa chọn gói thầu phù hợp: không nên tham gia quá nhiều gói thầu cùng một lúc. Bởi điều này sẽ làm cho đơn vị mời thầu nghi ngờ về năng lực cũng như khả năng hoàn thiện dự án của công ty bạn.

Thông tin trong thiết kế profile dự thầu của nhà thầu phải chính xác và đánh giá đúng năng lực thực tế của công ty: Trong trường hợp, bên mời thầu xác minh lại và phát hiện ra các thông tin sai lệch, họ sẽ trả lại mẫu hồ sơ năng lực dự thầu.

Nhà thầu đảm bảo tư cách hợp lệ: Đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp lý và không vi phạm quy định liên quan. Cụ thể nhà thầu phải đang hoạt động và có đầy đủ giấy tờ chứng nhận về mặt pháp lý cho sự hoạt động đó và không mắc phải các sai phạm trong quy định pháp luật về mặt xây dựng và đấu thầu trước đây.

Lời kết

Trên đây là checklist những lưu ý khi thiết kế profile dự thầu năm 2024, nếu bạn đang có nhu cầu thiết kế profile, truy cập ngay Sibic.vn để biết thêm thông tin chi tiết bạn nhé!